Sygnaliści i whistleblowing

Istota rozwiązań

Ochrona sygnalistów – osób zgłaszających naruszenia prawa Unii i środki ochrony przed działaniami odwetowymi, szczególnie w kontekście anonimów, tajemnic prawem chronionych, poufności informacji i ochrony danych osobowych oraz osób trzecich powiązanych ze zgłaszającym
Zakres przedmiotowy zgłoszeń objętych ochroną, szczególnie w kontekście celów Compliance dotyczących zgodności z działaniami etycznymi oraz plotek i pomówień
Zakres podmiotowy osób objętych ochroną: pracownicy, byli pracownicy, strony umów
Mechanizmy i tryby dokonywania zgłoszeń

Kanały zgłoszeń

Zgłoszenia wewnętrzne

Zgłoszenia zewnętrzne do właściwych organów

Podanie do informacji publicznej

Tryb dokonywania zgłoszeń wewnętrznych

Otrzymanie: informacja o nieprawidłowościach; kanały przyjmowania: pisemnie lub ustnie bazując na IT lub tradycyjnie; bezpieczeństwo i poufność zgłoszenia; potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – 7dni ewentualny kontakt w celu uzyskania dodatkowych informacji

Analiza: nieprawidłowość, ryzyko działań szkodliwych; działania następcze – wyznaczenie bezstronnej osoby lub jednostki; zachowanie należytej staranności

Reakcja: wewnętrzne dochodzenie; prewencja i działania aktywne

Zakończenie: decyzja, zalecenia, informacja zwrotna dla sygnalisty, raportowanie oraz inne działania; informacja zwrotna – rozsądny termin nie dłużej niż 3 miesiące

Praktyczne znaczenie Dyrektywy 2019/1937
dla jednostek samorządu terytorialnego w Polsce

wdrożenie procedur wewnętrznych w zakresie zgłaszania nieprawidłowości
ustanowienie poufnych kanałów przyjmowania zgłoszeń
wybór podmiotu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających
przeprowadzanie wewnętrznych postępowań wyjaśniających na podstawie otrzymanych od sygnalistów zgłoszeń

podejmowanie działań następczych z zachowaniem należytej staranności
przekazanie informacji zwrotnych sygnaliście
prowadzenie rejestru zgłoszeń i administrowanie danymi
zapewnienie łatwo dostępnych informacji na temat zgłoszeń zewnętrznych

Obowiązek wdrażania Dyrektywy 2019/1937
dla jednostek samorządu terytorialnego

Zgodnie z postanowieniami Dyrektywy obowiązki w zakresie wdrażania systemów zgłaszania nieprawidłowości obejmują wszystkie podmioty z sektora publicznego, obejmuje ona więc same jednostki samorządu terytorialnego, jak i podmioty będące ich własnością lub znajdujące się pod ich kontrolą (np. spółki komunalne)
Wyjątek – państwa członkowskie UE w ramach implementacji Dyrektywy mogą zwolnić z analizowanych obowiązków gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników. Także inne podmioty publiczne zatrudniające mniej niż 50 osób będą mogły być zwolnione z zastosowania systemów zgłaszania nieprawidłowości (art. 8 ust 9 Dyrektywy)
Możliwości wdrożenia rozwiązania umożliwiającego organizację wspólnych kanałów whistleblowingowych dla kilku gmin bądź gminnych jednostek organizacyjnych. Także i w tym zakresie decyzja co do implementacji współdzielonych ścieżek zgłaszania leży po stronie państw członkowskich