Procedura zgłoszeń zewnętrznych dla organów JST

Opis dokumentu: Procedura zgłoszeń zewnętrznych  dla organów JST

 

I. Istota dokumentu:

Został przygotowany, tak jak wszystkie inne nasze projekty, w odniesieniu do administracji gminnej, ale ma odpowiednie zastosowanie do rozwiązań, które mogą zostać analogicznie przyjęte w samorządzie powiatowym i wojewódzkim. Nasz Projekt, nie tylko spójnie uzupełnia całość ale samodzielnie tworzy przemyślany i skuteczny system procesowy w zakresie zgłoszeń zewnętrznych.

II. Przedmiot dokumentu:

Istota proponowanego rozwiązania sprowadza się do:
1) związania procedury z przyjętymi przez organ stanowiący JST kierunkami działania organu wykonawczego JST w zakresie lokalnej polityki antykorupcyjnej i etyki działania oraz ochrony sygnalistów w administracji samorządowej;
2) stosowania zasady, że pojęcia używane w procedurze, a zdefiniowane w aktach powszechnie obowiązujących mają znaczenie w nich ustalone i nie mogą być powtórnie definiowane w procedurze;
3) gwarancji kierownictwa urzędu uznania za osoby powiązane z sygnalistą również: upoważnionych pracowników urzędu będących właścicielami procesu „przyjęcie i załatwienie zgłoszenia”, pełnomocnika ds. etyki i polityki antykorupcyjnej oraz wszystkich osób, które biorą udział w działaniach następczych;
4) określenia wiodącej roli pełnomocnika ds. etyki i polityki antykorupcyjnej w sprawach ochrony sygnalistów, niezależnie od wyodrębnienia organizacyjnego komórki właściwej ds. załatwiania zgłoszeń sygnalistów;
5) wyodrębnienia procesu „przyjęcie i załatwienie zgłoszenia”, w rozumieniu zarządzania procesowego, nawet jeżeli w urzędzie system ten nie został wdrożony, i ustanowienie właściciela procesu. Jest nim każdorazowo upoważniony pracownik komórki organizacyjnej ds. załatwiania zgłoszeń sygnalistów, który przyjął zgłoszenie. Właściciel procesu prowadzi sprawę indywidualnego zgłoszenia od początku do jej zamknięcia i przysługują mu wszelkie uprawnienia niezbędne do jej załatwienia, w tym prawo wydawania poleceń służbowych osobom, z którymi nie wiąże go stosunek podległości. Władztwo właściciela procesu wynika z dekoncentracji władztwa służbowego kierownika urzędu w zakresie załatwiania spraw sygnalistów, którego źródłem jest procedura i zarządzenie ją wprowadzające;
6) monitorowania przez pełnomocnika ds. etyki i polityki antykorupcyjnej sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy (np. rozwiązanie umowy o pracę, zmiana zakresu czynności, przeniesienie do innej komórki organizacyjnej / na inne stanowisko pracy, degradacja stanowiskowa, płacowa, podnoszenie kompetencji, dodatkowe wynagrodzenie przyznawane pracownikom – dodatki, nagrody, premie, zmiana warunków świadczenia pracy – wynagrodzenie, wymiar etatu, godziny pracy, udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego/szkoleniowego/bezpłatnego). W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pełnomocnik zobowiązany jest poinformować osobę wykonującą w urzędzie czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy w celu wstrzymania tych działań lub ich cofnięcia.
7) systemowego obowiązku posiadania upoważnień przez pracowników załatwiających sprawy sygnalistów, którego projekt jest oferowany jako odrębny dokument;
8) wyznaczenia stanowiska służbowego pierwszego kontaktu z sygnalistą;
9) ustalenia kanałów zgłoszeniowych dla zgłoszeń zewnętrznych;
10) ustalenia kryteriów weryfikacji zgłoszenia przez upoważnionego pracownika komórki organizacyjnej urzędu ds. załatwiania spraw sygnalistów przyjmującego zgłoszenie dokonane za pośrednictwem kanałów zgłoszeniowych określonych w procedurze, w zakresie:

a) identyfikacji sygnalisty,
b) właściwości organu JST,
c) istnienia innego trybu,
d) przedmiotu zgłoszenia i jego szczegółowości,
e) prawdziwości przedmiotu zgłoszenia,
f) ochrony tajemnicy,
g) wielokrotności zgłoszenia w tym samym przedmiocie;

11) ustalenia skutków dokonanej weryfikacji, w tym odstąpienia od rozpatrzenia zgłoszenia;
12) ustalenia praw i obowiązków prowadzących działania następcze;
13) ustalenia funkcjonalnych gwarancji bezstronności i należytej staranności;
14) ustalenia trybu postępowania z informacjami o naruszeniach zgłoszonych anonimowo;
15) ustalenia trybu wydawania zaświadczeń, którego projekt jest oferowany jako odrębny dokument;
16) ustalenia treści klauzuli informacyjnej w zakresie ochrony danych osobowych i zasad postępowania z danymi osobowymi, której projekt jest oferowany jako odrębny dokument;
17) przyjęcia zasady, że interpretacja celów, zakresu i pojęć użytych w procedurze następuje w pierwszej kolejności z uwzględnieniem celów i treści przepisów ustawy o ochronie sygnalistów oraz dyrektywy 2019/1937, a następnie celów i zapisów lokalnej polityki antykorupcyjnej i etyki działania w administracji gminnej;
18) ustalenia zasady, że zmiana procedury następuje w tym samym trybie co jej przyjęcie.

III. Dla kogo jest przeznaczony ten dokument:

• Wójtów, burmistrzów, prezydentów, starostów i marszałków.
• Pracowników i urzędników administracji gminnej.
• Wszystkich, którzy chcą aktywnie uczestniczyć w procesie budowania transparentnej i etycznej administracji.
• Gmin, powiatów i województw, które chcą spełniać najwyższe standardy prawne i organizacyjne.
• Administracji pragnącej poprawić komunikację z mieszkańcami i usprawnić zarządzanie zgłoszeniami.
• JST, które chcą wzmocnić swój wizerunek jako instytucji godnej zaufania.

IV. Dlaczego warto:

Efektywność i szybkość reakcji: Procedura została zaprojektowana z myślą o szybkim i skutecznym rozpatrywaniu zgłoszeń, co pozwala na natychmiastowe reagowanie na wykryte naruszenia.
Prostota i intuicyjność: Nasz dokument jest napisany jasnym i zrozumiałym językiem, co ułatwia jego wdrożenie i stosowanie przez wszystkich pracowników.
Kompleksowa ochrona: Procedura obejmuje wszystkie aspekty zgłaszania naruszeń.
Transparentność i wiarygodność: Twoja organizacja samorządowa będzie postrzegana jako nowoczesna i otwarta na dialog z mieszkańcami.
Sprawność działania: Jasne zasady pomagają szybciej rozwiązywać problemy, zanim staną się poważnymi kryzysami.
Ochronę interesów gminy: Minimalizujesz ryzyko skandali czy negatywnej opinii publicznej.
Lepszą komunikację wewnętrzną: Pracownicy zyskują jasne wytyczne, co wpływa na większe poczucie bezpieczeństwa i zaufania.
Zwiększone zaufanie obywateli: Pokazujesz, że dbasz o etykę i przejrzystość w sektorze publicznym.
Ochronę przed odpowiedzialnością prawną: Spełniasz wymagania prawne i minimalizujesz ryzyko sankcji.
Lepsze relacje z obywatelami i pracownikami: Tworzysz bezpieczne środowisko, w którym można zgłaszać problemy bez obaw.

W ramach odrębnej umowy możemy zapewnić bezpieczne i anonimowe kanały zgłaszania naruszeń, oparte o rozwiązania webowe.

V. Dostępność:

Dokument jest dostępny w formie elektronicznej, co ułatwia jego implementację i aktualizację. Dokument jest odpowiedni dla każdej gminy, niezależnie od jej wielkości czy lokalnych uwarunkowań.

VI. Wsparcie i doradztwo:

Oferujemy wsparcie w procesie wdrażania Procedury, w tym doradztwo prawne i szkolenia dla pracowników administracji.

VII. Autor:

dr Cezary Kociński