Opis dokumentu: Zarządzenie kierownika urzędu gminy w sprawie ustalenia i wprowadzenia Procedury zgłoszeń wewnętrznych w administracji gminnej

I. Istota dokumentu:

Projekt zarządzenie kierownika urzędu gminy w sprawie ustalenia i wprowadzenia Procedury zgłoszeń wewnętrznych w administracji gminnej, został przygotowany, tak jak wszystkie inne nasze projekty, w odniesieniu do administracji gminnej. Ma jednak odpowiednie zastosowanie do rozwiązań, które mogą zostać analogicznie przyjęte w samorządzie powiatowym i wojewódzkim. Nawet jeżeli już wprowadziłeś 25 września 2024r. odpowiednią procedurę, porównaj i oceń, które rozwiązanie jest lepsze. Nasze, nie tylko spójnie uzupełnia całość, ale samodzielnie tworzy przemyślany i skuteczny system procesowy w zakresie zgłoszeń wewnętrznych.

II. Przedmiot dokumentu:

Przede wszystkim należy oddzielić samą procedurę od aktu, którym zostanie wprowadzona.
Istota proponowanego rozwiązania, w zakresie aktu kierownictwa wewnętrznego, sprowadza się do:

1) uprzedniego przyjęcia przez organ stanowiący uchwały wyznaczającej kierunki działania dla organu wykonawczego w zakresie polityki antykorupcyjnej i etyki działania oraz ochrony sygnalistów jako jednolitej polityki lokalnej, z której wynikają kierunkowe zalecenia dla organu wykonawczego, a mianowicie:

a) wprowadzenie wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych obejmującej JST oraz wszystkie jednostki organizacyjne, których kierownicy podlegają zwierzchnictwu organu wykonawczego JST,
b) objęcie procedurą zgłoszeń wewnętrznych: zgłoszeń dokonywanych anonimowo i zgłoszeń naruszenia standardów etycznych wyznaczonych polityką antykorupcyjną i etyką działania administracji gminnej,
c) dokonanie audytu istniejących w urzędzie JST systemów zarządzania albo innych procedur związanych lub stycznych z procedurą zgłoszeń wewnętrznych,
d) wprowadzenie w urzędzie JST systemu zarządzania zgodnością (compliance) i wskazanie czynników ryzyka sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa lub związanych z ryzykiem korupcji,
e) informowanie, że zgłoszenie o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku również dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych,
f) określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych,
g) wyodrębnienie w strukturze organizacyjnej urzędu JST samodzielnej komórki organizacyjnej, bezpośrednio podległej kierownikowi urzędu JST, właściwej w sprawach sygnalistów,
h) przygotowanie i przeprowadzenie kampanii społecznej uświadamiającej istotę, role i obowiązki w zakresie zarządzania zgodnością i ochrony sygnalistów oraz opartej na budowaniu akceptacji społecznej dla postawy sygnalisty,
i) wprowadzenie wśród pracowników urzędu JST systemu szkoleń dotyczących compliance oraz załatwiania spraw sygnalistów,
j) wybór i wdrożenie zdywersyfikowanych narzędzi do sygnalizowania niezgodności obejmujących najprostsze kanały zgłoszeniowe, jak również rozwiązania aplikacyjne;

2) uprzedniego przyjęcia przez organ stanowiący uchwały wyznaczającej kierunki działania dla organu wykonawczego w zakresie polityki antykorupcyjnej i etyki działania oraz ochrony sygnalistów jako jednolitej polityki lokalnej, w której rozstrzyga się o wprowadzeniu wspólnej obsługi gminnych jednostek organizacyjnych dla załatwiania spraw sygnalistów; określa się jednostki obsługiwane i jednostkę obsługującą. Do zakresu obowiązków realizowanych na rzecz jednostek obsługiwanych, powierzonych jednostce obsługującej, może należeć:

a) ustalenie i wdrożenie wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych,
b) zapewnienie ochrony poufności tożsamości sygnalisty,
c) prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych,
d) wykonywanie roli administratora danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych;

3) określenia w przedmiotowym zarządzeniu zasad zapoznania się z procedurą określonych adresatów. Pracownicy urzędu JST oraz pracownicy jednostek obsługiwanych są zobowiązani do zapoznania się z procedurą i podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z jej treścią w terminie siedmiu dni od wejścia w życie zarządzenia. Podpisane oświadczenie włącza się do akt osobowych. Propozycja wzoru oświadczenia stanowi odrębny dokument;
4) powierzenia nadzoru nad wykonywaniem zarządzenia pełnomocnikowi ds. etyki i polityki antykorupcyjnej, który jest również odpowiedzialny za aktualizację procedury;
5) zobowiązania pracowników ds. kadr urzędu JST oraz kierowników jednostek organizacyjnych danej JST do zapoznawania, na etapie rekrutacji, wszystkich nowo zatrudnianych pracowników z treścią zarządzenia wraz z załącznikami;
6) powierzenia wykonania zarządzenia sekretarzowi JST oraz kierownikom jednostek organizacyjnych JST;
7) publikacji zarządzenia w Biuletynie Informacji Publicznej JST i wywieszenia na tablicy ogłoszeń w urzędzie JST;
8) rozdzielenia terminu wejścia w życie zarządzenia i procedury. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, a procedura wchodzi w życie po upływie siedmiu dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób określony w zarządzeniu.

Załączniki do aktu wprowadzającego:

a) Procedura zgłoszeń wewnętrznych (stanowi odrębny dokument i odrębny przedmiot umowy, o ile nie jest przedmiotem pakietu)
b) Wzór oświadczenia (stanowi odrębny dokument i odrębny przedmiot umowy, o ile nie jest przedmiotem pakietu)

III. Dla kogo jest przeznaczony ten dokument:

• Sekretarzy, prezesów, kierowników i dyrektorów.
• Wójtów, burmistrzów, prezydentów, starostów i marszałków.
• Pracowników i urzędników administracji gminnej.
• Wszystkich, którzy chcą aktywnie uczestniczyć w procesie budowania transparentnej i etycznej administracji.

IV. Dlaczego warto:

Efektywność i szybkość reakcji: Procedura została zaprojektowana z myślą o szybkim i skutecznym rozpatrywaniu zgłoszeń, co pozwala na natychmiastowe reagowanie na wykryte nieprawidłowości.
Prostota i intuicyjność: Nasz dokument jest napisany jasnym i zrozumiałym językiem, co ułatwia jego wdrożenie i stosowanie przez wszystkich pracowników.
Kompleksowa ochrona: Procedura obejmuje wszystkie aspekty zgłaszania nieprawidłowości.
Transparentność i wiarygodność: Twoja organizacja samorządowa będzie postrzegana jako nowoczesna i otwarta na dialog z mieszkańcami.
Sprawność działania: Jasne zasady pomagają szybciej rozwiązywać problemy, zanim staną się poważnymi kryzysami.
Ochronę interesów gminy: Minimalizujesz ryzyko skandali czy negatywnej opinii publicznej.
Lepszą komunikację wewnętrzną: Pracownicy zyskują jasne wytyczne, co wpływa na większe poczucie bezpieczeństwa i zaufania.

W ramach odrębnej umowy możemy zapewnić bezpieczne i anonimowe kanały zgłaszania nieprawidłowości, oparte o rozwiązania webowe, co zachęca pracowników do dzielenia się informacjami bez obaw o konsekwencje.

V. Dostępność:

Dokument jest dostępny w formie elektronicznej, co ułatwia jego implementację i aktualizację. Dokument jest odpowiedni dla każdej gminy, niezależnie od jej wielkości czy lokalnych uwarunkowań.