Opis dokumentu: Procedura zgłoszeń wewnętrznych w administracji gminnej

I. Istota dokumentu:

Został przygotowany, tak jak wszystkie inne nasze projekty, w odniesieniu do administracji gminnej, ale ma odpowiednie zastosowanie do rozwiązań, które mogą zostać analogicznie przyjęte w samorządzie powiatowym i wojewódzkim. Nawet jeżeli już wprowadziłeś 25 września 2024r. odpowiednią procedurę, porównaj i oceń, które rozwiązanie jest lepsze. Nasze, nie tylko spójnie uzupełnia całość ale samodzielnie tworzy przemyślany i skuteczny system procesowy w zakresie zgłoszeń wewnętrznych.

II. Przedmiot dokumentu:

Istota proponowanego rozwiązania sprowadza się do:
1) związania procedury z przyjętymi przez organ stanowiący JST kierunkami działania organu wykonawczego JST w zakresie lokalnej polityki antykorupcyjnej i etyki działania oraz ochrony sygnalistów w administracji samorządowej;
2) stosowania zasady, że pojęcia używane w procedurze, a zdefiniowane w aktach powszechnie obowiązujących mają znaczenie w nich ustalone i nie mogą być powtórnie definiowane w procedurze;
3) kompleksowej regulacji w procedurze problematyki ujawniania przypadków naruszeń prawa i naruszeń standardów etycznych oraz przepisów wewnętrznych urzędu;
4) gwarancji kierownictwa urzędu uznania za osoby powiązane z sygnalistą również: upoważnionych pracowników urzędu będących właścicielami procesu „przyjęcie i załatwienie zgłoszenia”, pełnomocnika ds. etyki i polityki antykorupcyjnej oraz wszystkich osób, które biorą udział w działaniach następczych;
5) określenia wiodącej roli pełnomocnika ds. etyki i polityki antykorupcyjnej w sprawach ochrony sygnalistów niezależnie od wyodrębnienia organizacyjnego komórki właściwej ds. załatwiania zgłoszeń sygnalistów;
6) wyodrębnienia procesu „przyjęcie i załatwienie zgłoszenia”, w rozumieniu zarządzania procesowego, nawet jeżeli w urzędzie system ten nie został wdrożony, i ustanowienia właściciela procesu, którym jest każdorazowo upoważniony pracownik komórki organizacyjnej ds. załatwiania zgłoszeń sygnalistów, który przyjął zgłoszenie. Właściciel procesu prowadzi sprawę indywidualnego zgłoszenia od początku do jej zamknięcia i przysługują mu wszelkie uprawnienia niezbędne do jej załatwienia, w tym prawo wydawania poleceń służbowych osobom, z którymi nie wiąże go stosunek podległości. Władztwo właściciela procesu wynika z dekoncentracji władztwa służbowego kierownika urzędu w zakresie załatwiania spraw sygnalistów, którego źródłem jest procedura i zarządzenie ją wprowadzające;
7) monitorowania przez pełnomocnika ds. etyki i polityki antykorupcyjnej sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy (np. rozwiązanie umowy o pracę, zmiana zakresu czynności, przeniesienie do innej komórki organizacyjnej / na inne stanowisko pracy, degradacja stanowiskowa, płacowa, podnoszenie kompetencji, dodatkowe wynagrodzenie przyznawane pracownikom – dodatki, nagrody, premie, zmiana warunków świadczenia pracy – wynagrodzenie, wymiar etatu, godziny pracy, udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego/szkoleniowego/bezpłatnego). W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pełnomocnik zobowiązany jest poinformować o tym osobę wykonującą w urzędzie czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy w celu wstrzymania tych działań lub ich cofnięcia;
8) systemowego obowiązku posiadania upoważnienia przez pracowników załatwiających sprawy sygnalistów, którego projekt jest oferowany jako odrębny dokument;
9) wyznaczenia stanowiska służbowego pierwszego kontaktu z sygnalistą;
10) ustalenia kryteriów weryfikacji zgłoszenia przez upoważnionego pracownika komórki organizacyjnej urzędu ds. załatwiania spraw sygnalistów przyjmującego zgłoszenie dokonane za pośrednictwem kanałów zgłoszeniowych określonych w procedurze, w zakresie:

a) identyfikacji sygnalisty,
a) właściwości urzędu w zakresie podjęcia działań następczych w przedmiocie zgłoszenia,
b) istnienia innego trybu,
c) przedmiotu zgłoszenia,
d) szczegółowości przedmiotu zgłoszenia,
e) prawdziwości przedmiotu zgłoszenia i naruszenia prawa, nadużyć i naruszenia przepisów wewnętrznych oraz standardów etycznych,
f) ochrony tajemnicy,
g) wielokrotności zgłoszenia w tym samym przedmiocie;

11) ustalenia skutków dokonanej weryfikacji, w tym odstąpienia od rozpatrzenia zgłoszenia;
12) ustalenia praw i obowiązków prowadzących działania następcze;
13) ustalenia funkcjonalnych gwarancji bezstronności i należytej staranności;
14) ustalenia trybu postępowania z informacjami o naruszeniach zgłoszonych anonimowo;
15) ustalenia treści klauzuli informacyjnej w zakresie ochrony danych osobowych i zasad postępowania z danymi osobowymi, której projekt jest oferowany jako odrębny dokument;
16) przyjęcia zasady, że interpretacja celów, zakresu i pojęć użytych w procedurze następuje w pierwszej kolejności z uwzględnieniem celów i treści przepisów ustawy o ochronie sygnalistów oraz dyrektywy 2019/1937, a następnie celów i zapisów lokalnej polityki antykorupcyjnej i etyki działania w administracji gminnej;
17) ustalenia zasady, że zmiana procedury następuje w tym samym trybie co jej przyjęcie.

III. Dla kogo jest przeznaczony ten dokument:

• Sekretarzy, prezesów, kierowników i dyrektorów.
• Wójtów, burmistrzów, prezydentów, starostów i marszałków.
• Pracowników i urzędników administracji gminnej.
• Dla wszystkich, którzy chcą aktywnie uczestniczyć w procesie budowania transparentnej i etycznej administracji.

IV. Dlaczego warto:

Efektywność i szybkość reakcji: Procedura została zaprojektowana z myślą o szybkim i skutecznym rozpatrywaniu zgłoszeń, co pozwala na natychmiastowe reagowanie na wykryte nieprawidłowości.
Prostota i intuicyjność: Nasz dokument jest napisany jasnym i zrozumiałym językiem, co ułatwia jego wdrożenie i stosowanie przez wszystkich pracowników.
Kompleksowa ochrona: Procedura obejmuje wszystkie aspekty zgłaszania nieprawidłowości.
Transparentność i wiarygodność: Twoja organizacja samorządowa będzie postrzegana jako nowoczesna i otwarta na dialog z mieszkańcami.
Sprawność działania: Jasne zasady pomagają szybciej rozwiązywać problemy, zanim staną się poważnymi kryzysami.
Ochronę interesów gminy: Minimalizujesz ryzyko skandali czy negatywnej opinii publicznej.
Lepszą komunikację wewnętrzną: Pracownicy zyskują jasne wytyczne, co wpływa na większe poczucie bezpieczeństwa i zaufania.

Wdrażając naszą procedurę zyskujesz:

Zwiększone zaufanie obywateli: Pokazujesz, że dbasz o etykę i przejrzystość w administracji.
Ochronę przed odpowiedzialnością prawną: Spełniasz wymagania prawne i minimalizujesz ryzyko sankcji.
Wzrost efektywności: Szybkie wykrywanie i eliminowanie nieprawidłowości poprawia funkcjonowanie urzędu.
Lepsze relacje z pracownikami: Tworzysz bezpieczne środowisko pracy, w którym pracownicy mogą zgłaszać problemy bez obaw.

W ramach odrębnej umowy możemy zapewnić bezpieczne i anonimowe kanały zgłaszania nieprawidłowości, oparte o rozwiązania webowe, co zachęca pracowników do dzielenia się informacjami bez obaw o konsekwencje.

V. Dostępność:

Dokument jest dostępny w formie elektronicznej, co ułatwia jego implementację i aktualizację. Dokument jest odpowiedni dla każdej gminy, niezależnie od jej wielkości czy lokalnych uwarunkowań.