Opis dokumentu: Zarządzenie organu wykonawczego JST w sprawie ustalenia i wprowadzenia Procedury zgłoszeń zewnętrznych

I. Istota dokumentu:

Projekt zarządzenie organu wykonawczego JST w sprawie ustalenia i wprowadzenia Procedury zgłoszeń zewnętrznych został przygotowany, tak jak wszystkie inne nasze projekty, w odniesieniu do administracji gminnej. Ma jednak odpowiednie zastosowanie do rozwiązań, które mogą zostać analogicznie przyjęte w samorządzie powiatowym i wojewódzkim. Wymaga to jednak pewnej transpozycji ze względu na kolegialny charakter organu wykonawczego powiatu i samorządowego województwa i działanie w formie uchwał.

II. Przedmiot dokumentu:

Tak jak w przypadku procedury zgłoszeń wewnętrznych, tak i w tym przypadku należy oddzielić samą procedurę od aktu, którym zostanie wprowadzona.
Istota proponowanego rozwiązania sprowadza się do:
1) uprzedniego przyjęcia przez organ stanowiący uchwały wyznaczającej kierunki działania dla organu wykonawczego w zakresie polityki antykorupcyjnej i etyki działania oraz ochrony sygnalistów jako jednolitej polityki lokalnej, z której wynikają kierunkowe zalecenia dla organu wykonawczego, a mianowicie:

a) wprowadzenie jednego systemu zgłoszeń zewnętrznych w ramach realizacji prawnego obowiązku wdrożeniowego obu organów danej gminy, obsługiwanego przez urząd jako aparat pomocniczy organu wykonawczego, z zastrzeżeniem, o którym mowa w pkt c,
b) powierzenie urzędowi, jako aparatowi pomocniczemu organu wykonawczego danej gminy, zadań organu stanowiącego tej gminy wynikających z jego roli jako organu publicznego, w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów, w tym wydawania zaświadczeń, z zastrzeżeniem, o którym mowa w pkt c,
c) jeden system zgłoszeń zewnętrznych powinien uwzględniać funkcjonalność polegającą na możliwości dokonania zgłoszenia do organu stanowiącego w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa przez organ wykonawczy i kierowników jednostek organizacyjnych danej gminy; w takim wypadku obowiązek podjęcia adekwatnych działań następczych przejmuje komisja skarg, wniosków i petycji.

2) powierzenia nadzoru nad wykonywaniem zarządzenia pełnomocnikowi ds. etyki i polityki antykorupcyjnej, który jest również odpowiedzialny za aktualizację procedury.
3) powierzenia wykonania zarządzenia sekretarzowi JST;
4) publikacji zarządzenia w Biuletynie Informacji Publicznej JST i wywieszeniu na tablicy ogłoszeń w urzędzie JST;
5) rozdzielenia terminu wejścia w życie zarządzenia od samej procedury.
Zalecamy, aby zarządzenie zostało wydane możliwie wcześnie przed datą obowiązywania Procedury, tj. 25.12.2024 r.

Załączniki do aktu wprowadzającego:
1. Wzór upoważnienia (stanowi odrębny dokument i odrębny przedmiot umowy, o ile nie jest przedmiotem pakietu)
2. Wzór zaświadczenia (stanowi odrębny dokument i odrębny przedmiot umowy, o ile nie jest przedmiotem pakietu)
3. Wzór klauzuli informacyjnej (stanowi odrębny dokument i odrębny przedmiot umowy, o ile nie jest przedmiotem pakietu)

III. Dla kogo jest przeznaczony ten dokument:

• Wójtów, burmistrzów, prezydentów, starostów i marszałków.
• Pracowników i urzędników administracji gminnej.
• Wszystkich, którzy chcą aktywnie uczestniczyć w procesie budowania transparentnej i etycznej administracji.
• Gmin, powiatów i województw, które chcą spełniać najwyższe standardy prawne i organizacyjne.
• Administracji pragnącej poprawić komunikację z mieszkańcami i usprawnić zarządzanie zgłoszeniami.
• JST, które chcą wzmocnić swój wizerunek jako instytucji godnej zaufania.

IV. Dlaczego warto:

Efektywność i szybkość reakcji: Procedura została zaprojektowana z myślą o szybkim i skutecznym rozpatrywaniu zgłoszeń, co pozwala na natychmiastowe reagowanie na wykryte naruszenia.
Prostota i intuicyjność: Nasz dokument jest napisany jasnym i zrozumiałym językiem, co ułatwia jego wdrożenie i stosowanie przez wszystkich pracowników.
Kompleksowa ochrona: Procedura obejmuje wszystkie aspekty zgłaszania naruszeń.
Transparentność i wiarygodność: Twoja organizacja samorządowa będzie postrzegana jako nowoczesna i otwarta na dialog z mieszkańcami.
Sprawność działania: Jasne zasady pomagają szybciej rozwiązywać problemy, zanim staną się poważnymi kryzysami.
Ochronę interesów gminy: Minimalizujesz ryzyko skandali czy negatywnej opinii publicznej.
Lepszą komunikację wewnętrzną: Pracownicy zyskują jasne wytyczne, co wpływa na większe poczucie bezpieczeństwa i zaufania.
Zwiększone zaufanie obywateli: Pokazujesz, że dbasz o etykę i przejrzystość w sektorze publicznym.
Ochronę przed odpowiedzialnością prawną: Spełniasz wymagania prawne i minimalizujesz ryzyko sankcji.
Lepsze relacje z obywatelami i pracownikami: Tworzysz bezpieczne środowisko, w którym można zgłaszać problemy bez obaw.

W ramach odrębnej umowy możemy zapewnić bezpieczne i anonimowe kanały zgłaszania naruszeń, oparte o rozwiązania webowe.

V. Dostępność:

Dokument jest dostępny w formie elektronicznej, co ułatwia jego implementację i aktualizację. Dokument jest odpowiedni dla każdej gminy, niezależnie od jej wielkości czy lokalnych uwarunkowań.